Gebruiksvoorwaarden en Privacyverklaring

Geldig vanaf: 17 augustus 2026

trackchat wordt geëxploiteerd door COGEN s.r.o., een vennootschap ingeschreven in de Slowaakse Republiek (IČO 53 187 709), met statutaire zetel aan Južná trieda 1559/20, 040 01 Košice-Juh, Slowakije. In dit document betekenen “wij”, “ons”, “onze” en “trackchat” COGEN s.r.o.; “jij” betekent de persoon die de dienst gebruikt. Je kunt ons altijd bereiken op info@trackchat.fit.

Dit document bestaat uit twee delen, en beide gelden telkens wanneer je trackchat gebruikt. Deel A — Gebruiksvoorwaarden is de overeenkomst tussen jou en ons. Deel B — Privacyverklaring legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, en welke rechten je daarop hebt.

Deel A — Gebruiksvoorwaarden

Deze voorwaarden vormen een bindende overeenkomst tussen jou en COGEN s.r.o. Lees ze door, en in het bijzonder het hoofdstuk over gezondheid en veiligheid, het hoofdstuk over wat onze AI wel en niet kan, en het hoofdstuk dat onze aansprakelijkheid beperkt.

1. Deze voorwaarden accepteren

trackchat is een dienst die via de chat werkt, en je accepteert deze voorwaarden in de chat: de bot linkt naar deze pagina en vraagt je te antwoorden met een duidelijke acceptatie. Antwoorden om te accepteren betekent dat je dit document hebt gelezen en ermee instemt. Ben je het er niet mee eens, gebruik de dienst dan niet — tot je accepteert, wordt niets wat je stuurt als fitnessgegevens genoteerd of aan je geschiedenis toegevoegd. Het opzetten van het gesprek maakt wel een minimaal accountrecord aan en bewaart de setupdialoog zelf, zoals Deel B uitlegt; het verwijderen van je account wist beide.

Wij leggen de datum en het tijdstip van je acceptatie vast, plus de versie van het document die je hebt geaccepteerd, herkenbaar aan de ingangsdatum boven aan deze pagina. Als wij dit document later bijwerken, laten wij dat in de chat weten, en als je trackchat na dat bericht blijft gebruiken, accepteer je daarmee de bijgewerkte versie; waar de wet voor een bepaalde wijziging je uitdrukkelijke instemming vraagt, vragen wij daar in de chat om.

2. Wie trackchat mag gebruiken

Je moet minstens 16 jaar oud zijn om trackchat te gebruiken, en door deze voorwaarden te accepteren bevestig je dat je dat bent. Als de wet waar je woont een hogere minimumleeftijd voorschrijft voor het gebruik van een dienst als deze, of voor het toestemming geven voor de verwerking van je gegevens, dan geldt die hogere leeftijd voor jou.

trackchat is bedoeld voor je eigen persoonlijke, niet-commerciële gebruik. Eén account per persoon. Je mag het niet namens iemand anders gebruiken, of voor iemand onder de minimumleeftijd. Denk je dat iemand onder die leeftijd trackchat gebruikt, laat het ons dan weten en wij verwijderen het account en de gegevens ervan.

3. Wat trackchat is

trackchat is een persoonlijke fitnessassistent die je gebruikt door te chatten in een berichtenapp. Je vertelt hem in gewone taal wat je hebt gegeten en gedronken, welke trainingen en activiteiten je deed, je lichaamsgewicht, je lichaamsmaten, je stappen en je slaap. Je kunt ook foto's sturen — van maaltijden, van voedingsetiketten, of van je lichaam om je voortgang bij te houden. trackchat interpreteert die berichten en foto's, legt ze vast, antwoordt met bevestigingen en samenvattingen, volgt de voortgang richting je doelen, en beantwoordt vragen over fitness en voeding. Een bijbehorend webdashboard toont de grafieken en geschiedenis die niet in een chatbericht passen.

Daaruit volgen twee dingen, en die zijn van belang:

• trackchat is geautomatiseerd. Antwoorden worden gegenereerd door software, waaronder AI-taalmodellen. Niemand leest je berichten om ze te beantwoorden. Een klein aantal bevoegde mensen bij COGEN s.r.o. kan bij opgeslagen gegevens waar dat nodig is om de dienst te draaien, te ondersteunen, te beveiligen of te debuggen.
• trackchat draait boven op een berichtenplatform (op dit moment Telegram) dat wij niet bezitten of beheersen. Jouw gebruik van dat platform valt onder de eigen voorwaarden en privacyverklaring daarvan, het vervoert je berichten van en naar ons, en het kan zijn dienst onafhankelijk van ons wijzigen of intrekken.

4. Gezondheid, fitness en veiligheid — lees dit hoofdstuk

trackchat is een informatie- en registratiehulpmiddel. Het is geen zorgverlener en wij zijn niet je arts, diëtist, voedingsdeskundige, fysiotherapeut of trainer.

Geen medisch of professioneel advies

Niets wat trackchat produceert is medisch, voedingskundig, psychologisch, farmaceutisch of professioneel fitnessadvies, en niets ervan is een diagnose, een behandeling, een recept, een behandelplan of een vervanging van een consult met een gekwalificeerde professional die je voorgeschiedenis kent. trackchat stelt geen aandoeningen vast, behandelt of voorkomt geen ziekte, en is geen medisch hulpmiddel. Wij doen er geen medische claims over, en jij moet het niet zo gebruiken.

Antwoorden komen van AI en kunnen fout zijn

Als je trackchat een vraag over fitness of voeding stelt — bijvoorbeeld of een supplement veilig is, hoe vaak je een spiergroep moet trainen, of wat je vóór een sessie moet eten — wordt het antwoord automatisch gegenereerd door een AI-taalmodel op basis van algemene fitness- en voedingsinformatie. Het wordt niet door een professional nagekeken voordat jij het ziet, het is niet afgestemd op je medische voorgeschiedenis, je medicatie of je omstandigheden, en het kan onvolledig, verouderd of simpelweg fout zijn en toch overtuigend klinken. Behandel het als een startpunt voor je eigen onderzoek en voor een gesprek met een gekwalificeerde professional — nooit als een instructie om op te volgen.

Supplementen en andere stoffen

Alles wat trackchat zegt over supplementen, sportvoedingsproducten, vitamines of vergelijkbare stoffen is algemene informatie, geen aanbeveling om ze te nemen. Hun regelgevende status, legaliteit, toegestane claims en beschikbare vormen verschillen per land; ze kunnen wisselwerkingen hebben met medicatie en met aandoeningen; en sommige zijn verboden onder antidopingregels die op jou als wedstrijdsporter van toepassing kunnen zijn. Overleg met een arts of apotheker voordat je iets neemt, en controleer zelf de regels van je sport.

Wanneer je eerst met een professional moet praten

Praat vóórdat je iets doet met wat trackchat zegt, en voordat je een dieet of trainingsschema begint of verandert, met een arts of een andere gekwalificeerde professional als een van de volgende dingen op jou van toepassing is:

• je bent zwanger, probeert zwanger te worden, of geeft borstvoeding
• je hebt, of had, een eetstoornis of een moeizame relatie met eten, lichaamsgewicht of beweging
• je hebt een chronische aandoening — waaronder diabetes, hart- of vaatziekten, hoge of lage bloeddruk, nier- of leverziekte, een schildklier- of hormoonstoornis, of een blessure aan spieren, pezen of gewrichten
• je gebruikt voorgeschreven medicatie, van welke aard dan ook
• je herstelt van ziekte, een operatie of een blessure
• je bent ouder dan 65, of begint na een lange pauze weer met sporten

Calorieën tellen en een verstoord eetpatroon

Eten, gewicht en lichaamsmaten bijhouden past niet bij iedereen. Als calorieën tellen, jezelf wegen of je lichaam fotograferen je angstig maakt, of je richting restrictie, purgeren of dwangmatig sporten duwt, stop dan met trackchat en praat met een arts of een hulporganisatie in jouw land. trackchat zal nooit extreme restrictie aanmoedigen, maar het is een geautomatiseerd hulpmiddel en het kan niet herkennen dat het je zwaar valt.

Noodgevallen

trackchat is geen hulpdienst en wordt niet bewaakt. Voel je je onwel, ben je gewond, of denk je dat je een medisch noodgeval hebt, stop dan en bel meteen je lokale alarmnummer of een zorgverlener. In de EU is het algemene alarmnummer 112.

Bewegen brengt risico met zich mee

Sporten brengt een inherent blessurerisico met zich mee, en dat risico is aan jou om te beheersen. Warm op, gebruik een gewicht en een intensiteit die passen bij je conditie en ervaring, gebruik de juiste techniek, en stop meteen bij pijn, duizeligheid, druk op de borst of kortademigheid.

De beslissing is altijd van jou

Je gebruikt trackchat, en handelt naar wat het je vertelt, naar eigen inzicht en op eigen risico. Niets in dit hoofdstuk sluit aansprakelijkheid uit die niet rechtsgeldig kan worden uitgesloten — zie het hoofdstuk over aansprakelijkheid hieronder.

5. Cijfers, schattingen en nauwkeurigheid

trackchat schat waarden zoals calorieën, eiwit, koolhydraten, vet, portiegroottes, afstanden en stappentellingen, en het berekent doelen zoals je basaalmetabolisme, je dagelijkse energieverbruik en je aanbevolen inname uit het profiel dat je opgeeft.

• Schattingen zijn bij benadering. Ze hangen af van wat je ons vertelt, van algemene voedings- en activiteitsgegevens, en — bij foto's — van wat een model uit een afbeelding kan afleiden. Het zijn cijfers naar beste kunnen, geen metingen, en ze kunnen voor een afzonderlijke maaltijd of sessie flink misstaan.
• Formules zijn formules voor de algemene bevolking. De doelen worden berekend met standaard gepubliceerde vergelijkingen uit het profiel dat je opgeeft. Ze beschrijven een statistisch gemiddelde, niet jou, en ze zeggen niets over de vraag of een doel gezond voor je is.
• Vertrouw er niet op waar nauwkeurigheid telt. Gebruik trackchat in het bijzonder niet om een medische aandoening te beheersen, om medicatie zoals insuline te doseren, of om een beslissing te nemen waarbij een verkeerd getal je kan schaden.
• Je geschiedenis is geen back-up. Houd je eigen administratie bij als de gegevens je iets waard zijn; je kunt alles op elk moment exporteren (zie hieronder).

6. Je account en aanvaardbaar gebruik

Je account is gekoppeld aan je identiteit op het berichtenplatform dat je gebruikt. Houd de toegang tot dat account, en tot het apparaat waarop je het dashboard opent, veilig — iedereen die ze kan gebruiken, kan trackchat als jou gebruiken.

Om de dienst betaalbaar en beschikbaar te houden voor iedereen, geldt er fair-usebeleid, waaronder een limiet van 200 berichten per dag, kortetermijnpieklimieten, en de maandelijkse AI-tegoeden die in het volgende hoofdstuk staan. Deze limieten beschermen de dienst tegen op hol geslagen of geautomatiseerd gebruik; wij kunnen ze bijstellen, en wij zullen ze niet gebruiken om betaalde functies die je hebt gekocht in te trekken.

Je gaat ermee akkoord dat je niet zult:

• trackchat gebruiken voor een onrechtmatig doel, of om iemand te schaden, lastig te vallen, op te lichten of na te bootsen
• het namens een andere persoon gebruiken, of meer dan één account aanmaken — verwijder in het bijzonder je account niet om je opnieuw te registreren voor verse gratis tegoeden
• inhoud sturen die je niet mag sturen, waaronder foto's van andere herkenbare personen die daar niet mee hebben ingestemd, en seksuele inhoud waarbij een minderjarige betrokken is
• verkeer naar de dienst automatiseren, scripten, scrapen of massaal genereren, of de dienst doorverkopen of herdistribueren
• proberen de dienst of de infrastructuur ervan te verstoren, te overbelasten, af te tasten, te reverse-engineeren of er onbevoegd toegang toe te krijgen, of de limieten, meters of betaalmuur ervan te omzeilen
• doelbewust proberen de AI te manipuleren tot schadelijke, onrechtmatige of misleidende uitvoer, of tot het prijsgeven van andermans gegevens of onze interne instructies

Overtreed je deze regels, dan kunnen wij je toegang beperken, opschorten of beëindigen, met bericht vooraf waar dat redelijk is en onmiddellijk waar dat niet zo is. Bij een kleine, herstelbare overtreding zullen wij je normaal gesproken eerst vragen ermee te stoppen.

7. Gratis niveau en Premium

Gratis is permanent, geen proefperiode. Deterministische functies — noteren in de snelle formats, samenvattingen, je geschiedenis, het dashboard, export en verwijdering — zijn ongemeten. AI-gebruik wordt wel gemeten: 30 AI-berichten en 5 fotoscans per maand, geteld vanaf je registratieverjaardag. Als het tegoed op is, stoppen de AI-antwoorden tot het wordt vernieuwd; noteren gaat door.

Premium kost $4.99 per maand of $39.99 per jaar, wereldwijd in Amerikaanse dollars, en omvat onbeperkt AI-noteren, 300 fotoscans per maand (een hoger tegoed, geen onbeperkt tegoed), correcties en advies. De prijs die in de chat staat, is de prijs bij het afrekenen; de toepasselijke belastingen worden daar getoond voordat je betaalt.

• Een abonnement verlengt automatisch aan het eind van elke periode, tegen de dan geldende prijs, totdat je het opzegt.
• Je kunt op elk moment opzeggen, via het betaalportaal waarnaar in de chat wordt gelinkt. Opzeggen stopt de volgende verlenging en houdt je toegang tot het eind van de periode die je al hebt betaald. Wij rekenen deels gebruikte periodes niet naar rato af, behalve waar de wet dat vereist.
• Als een betaling mislukt, wordt hij enkele dagen opnieuw geprobeerd; blijft hij mislukken, dan eindigt Premium en gaat je account terug naar het gratis niveau. Er wordt niets verwijderd.
• Wij kunnen de prijs of de tegoeden wijzigen. Wij laten het je weten voordat een wijziging voor jou ingaat, en nooit midden in een periode. Ga je niet akkoord met een prijsverhoging, zeg dan op vóór je volgende verlenging; doorgaan daarna geldt als acceptatie van de nieuwe prijs.
• Wij kunnen een account gratis Premium geven — en wij kunnen dat op elk moment met bericht vooraf beëindigen, waarna de standaardprijs geldt als je wilt doorgaan.

8. Betalingen, facturen en terugbetalingen

Betalingen worden verwerkt door Polar Software Inc., dat optreedt als Merchant of Record voor de verkoop. Dat betekent dat Polar, en niet wij, de verkoper van record is voor je aankoop: het neemt de betaling in ontvangst, stelt de factuur op, en handelt de toepasselijke omzetbelasting of btw af. Normaal gesproken verschijnt de naam van Polar op je bank- of kaartafschrift, niet die van ons. Op je aankoop zijn ook Polars eigen voorwaarden en privacyverklaring van toepassing, die je bij het afrekenen accepteert.

Wij zien of bewaren nooit je kaartgegevens, factuuradres of het e-mailadres dat je bij het afrekenen opgeeft. Onze kant van een abonnement bestaat uit een niveau, een plan, een status, een verlengdatum en de identificatoren die je account aan het abonnement koppelen.

Voor een terugbetaling neem je contact op met Polar, die onze betalingen regelt: mail naar support@polar.sh met het factuurnummer uit je bonmail van Polar. Polar int de betaling, voert de terugbetaling uit en beslist over terugbetalingen die verder gaan dan je wettelijke rechten. Waar wij hieronder zelf een terugbetaling toezeggen — bij een wijziging die de dienst wezenlijk beperkt, of bij toegang die wij beëindigen om iets anders dan een tekortkoming van jou —, blijft die toezegging van ons. Je wettelijke rechten, waaronder het herroepingsrecht hieronder, worden door niets in dit hoofdstuk aangetast.

9. Herroepingsrecht — consumenten in de EU en de EER

Ben je consument in de EU of de EER, dan heb je het recht een aankoop van Premium binnen 14 dagen te herroepen, zonder opgave van reden. De termijn begint op de dag waarop de overeenkomst tot stand komt.

Om te herroepen stuur je een duidelijke verklaring naar Polar op support@polar.sh — een e-mail waarin je zegt dat je herroept, is genoeg; er is geen formulier in te vullen. Je kunt het ook aan ons melden op info@trackchat.fit, dan geven wij het door. Het bedrag dat je hebt betaald wordt met hetzelfde betaalmiddel terugbetaald, binnen 14 dagen nadat de melding is ontvangen.

Omdat Premium een digitale dienst is die werkt vanaf het moment dat je hem koopt, verzoek je door het afrekenen af te ronden uitdrukkelijk dat wij meteen tijdens de herroepingstermijn beginnen met de uitvoering, en erken je dat je het herroepingsrecht verliest zodra de dienst volledig is uitgevoerd. Herroep je nadat de uitvoering is begonnen maar voordat zij is voltooid, dan ben je ons een evenredig bedrag verschuldigd voor wat tot dat moment is geleverd, en betalen wij de rest terug.

Consumenten buiten de EU en de EER hebben mogelijk gelijkwaardige rechten onder hun eigen recht; niets hier beperkt die.

10. Verwijzingscodes en kortingen

Een maker kan je een code geven om in de chat te typen. Het typen van een geldige code koppelt een korting van 10% aan je account, die wordt toegepast telkens wanneer er een afrekening voor je wordt aangemaakt, ook bij verlenging, zolang je abonnement doorloopt.

• Eén code, de eerste wint. De eerste geldige code die je account accepteert is permanent en kan niet worden gewisseld, verwijderd of gestapeld met een andere aanbieding.
• Een ongeldige code doet niets — hij wordt gewoon beantwoord en er wordt niets opgeslagen, dus je kunt hem eenvoudig opnieuw typen.
• Een korting is geen geld. Zij heeft geen contante waarde, is niet overdraagbaar, en kan niet worden ingewisseld voor terugbetaling van een reeds gedane betaling.
• Betaal je al de volle prijs, dan geldt de korting vanaf je volgende afrekening en niet met terugwerkende kracht.
• Een account met gratis Premium krijgt geen korting, want er valt niets te korten.
• Wij kunnen het verwijzingsprogramma voor nieuwe aanmeldingen op elk moment beëindigen; een korting die al aan je account hangt, blijft gelden voor je verlengingen.

11. Het dashboard

Het dashboard staat op zijn eigen webadres en toont je grafieken, geschiedenis en foto's. De toegang werkt zo: je vraagt erom in de chat, wij sturen je een eenmalige link die na 15 minuten verloopt, en het openen daarvan meldt dat ene apparaat aan voor maximaal een jaar. Er is geen wachtwoord, en het webadres zelf is geen geheim — de aanmelding zit in de cookie op je apparaat.

Dus: stuur die link niet door naar anderen, en open hem niet op een gedeeld of openbaar apparaat. Raak je een apparaat kwijt of deel je het, dan beëindigt het verwijderen van je account elke sessie; laat het ons weten en wij kunnen ze ook ongeldig maken. Een foto uit het dashboard verwijderen verwijdert hem definitief.

12. Beschikbaarheid en wijzigingen aan de dienst

Wij doen ons best om trackchat beschikbaar te houden, maar wij garanderen niet dat het ononderbroken of foutloos werkt. Het hangt af van derden — een berichtenplatform, cloudinfrastructuur, AI-aanbieders en een betaalverwerker — en elk van hen kan uitvallen, veranderen of zijn dienst intrekken.

Wij kunnen functies toevoegen, wijzigen of verwijderen, waaronder de AI-modellen achter de dienst en de aanbieders die ze draaien. Voeren wij een wijziging door die wezenlijk vermindert waarvoor je hebt betaald, dan laten wij het je weten en kun je, als je er niet blij mee bent, opzeggen; wij betalen dan het ongebruikte deel van de periode terug. Stoppen wij helemaal met trackchat, dan geven wij je een redelijke opzegtermijn, stoppen wij met factureren, betalen wij het ongebruikte deel van een betaalde periode terug, en houden wij de export werkend zodat je je gegevens kunt meenemen.

13. Jouw inhoud en onze inhoud

Die van jou blijft van jou. De notities die je maakt en de foto's die je stuurt blijven van jou. Je verleent ons een beperkte, wereldwijde, royaltyvrije licentie om die inhoud op te slaan, te kopiëren, te verzenden, aan te passen en te tonen, uitsluitend om jou de dienst te leveren — waaronder het doorsturen naar de subverwerkers die in Deel B staan, en het aan jou terugtonen in de chat en op het dashboard. Die licentie eindigt wanneer de inhoud wordt verwijderd. Wij gebruiken je inhoud niet voor reclame, publiceren hem niet, verkopen hem niet, en gebruiken hem niet om AI-modellen te trainen.

Die van ons blijft van ons. De trackchat-software, het merk, de naam, de vormgeving en de tekst van deze site zijn van ons of van onze licentiegevers, en het gebruik van de dienst geeft je daar geen rechten op, behalve het gebruiken zoals bedoeld.

Feedback die je uit eigen beweging geeft over trackchat — suggesties, bugmeldingen, ideeën voor functies — mogen wij vrij en zonder verplichting jegens jou gebruiken.

14. Beëindigen

Je kunt op elk moment vertrekken. Vraag in de chat om je account te verwijderen en, na een bevestigingsstap, wordt alles uit onze live systemen gewist — zie Deel B voor precies wat dat betekent en voor het ene kleine kenmerk dat het overleeft.

Wij kunnen je toegang beëindigen of opschorten als je deze voorwaarden wezenlijk schendt, als de wet ons daartoe verplicht, of als wij met de dienst stoppen. Beëindigen wij je toegang om iets anders dan jouw schending, dan betalen wij het ongebruikte deel van een door jou betaalde periode terug.

Slapende accounts worden automatisch verwijderd. Gebruik je trackchat 2 jaar niet, dan verwijderen wij je account en alle gegevens ervan op dezelfde manier als bij een zelf aangevraagde verwijdering, zodat slapende gegevens niet eindeloos blijven staan. Elk bericht houdt het account actief. Los daarvan geldt: heb je een abonnement maar gebruik je de dienst 1 jaar helemaal niet, dan zeggen wij dat abonnement aan het eind van de betaalde periode op in plaats van het te laten verlengen tegen een dienst die je niet gebruikt.

15. Geen garantie

trackchat wordt geleverd “as is” en “as available”, zonder enige garantie, uitdrukkelijk of impliciet, waaronder impliciete garanties van verkoopbaarheid, geschiktheid voor een bepaald doel, juistheid of niet-inbreuk. Wij garanderen niet dat de dienst ononderbroken, veilig of foutloos zal zijn, dat een cijfer, schatting of antwoord dat hij produceert juist of volledig is, of dat hij een bepaald resultaat voor gezondheid, fitness of lichaamssamenstelling zal opleveren.

Ben je consument, dan sluit dit hoofdstuk de wettelijke garanties die je hebt onder het recht van je woonland niet uit; die gelden ongeacht wat hier staat.

16. Beperking van aansprakelijkheid

Niets in deze voorwaarden beperkt of sluit onze aansprakelijkheid uit voor overlijden of persoonlijk letsel veroorzaakt door onze nalatigheid, voor fraude of frauduleuze voorstelling van zaken, voor grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag, of voor iets anders dat niet rechtsgeldig kan worden beperkt — waaronder de dwingende rechten van consumenten.

Met inachtneming daarvan, en voor zover de wet dat toestaat:

• Wij zijn niet aansprakelijk voor indirecte, incidentele, bijzondere of gevolgschade, voor gederfde winst, omzet, gegevens of goodwill, of voor enig resultaat op het gebied van gezondheid, voeding, training, wedstrijden of lichaamssamenstelling dat voortkomt uit je gebruik van, of je vertrouwen op, trackchat.
• Wij zijn niet aansprakelijk voor schade die ontstaat doordat een dienst van derden uitvalt, verandert of wordt ingetrokken — een berichtenplatform, een cloudaanbieder, een AI-aanbieder of de betaalverwerker.
• Onze totale gezamenlijke aansprakelijkheid voor alle claims die in een periode van 12 maanden ontstaan, is beperkt tot het hoogste van het totaalbedrag dat je ons in die periode hebt betaald en EUR 50.

Jij bent verantwoordelijk voor hoe je handelt naar wat trackchat je vertelt, en voor het bewaren van je eigen kopie van gegevens die je iets waard zijn.

17. Klachten, toepasselijk recht en geschillen

Is er iets mis, schrijf dan eerst naar info@trackchat.fit. Wij streven ernaar een klacht binnen 5 werkdagen te bevestigen en binnen 30 dagen op te lossen.

Op deze voorwaarden, en op elk geschil dat daaruit of uit je gebruik van trackchat voortvloeit, is het recht van de Slowaakse Republiek van toepassing, en de rechtbanken van de Slowaakse Republiek zijn bevoegd. Ben je consument, dan ontneemt dit je niet de bescherming van de dwingende regels van het recht van je woonland, en kun je ook een procedure aanspannen bij de rechtbanken van dat land.

Ben je consument en komen wij er samen niet uit, dan kun je het geschil voorleggen aan de Slowaakse instantie voor alternatieve geschillenbeslechting, de Slowaakse handelsinspectie (Slovenská obchodná inšpekcia), Bajkalská 21/A, 827 99 Bratislava, Slowakije — soi.sk — of aan een ADR-instantie in je eigen land. Het gebruik van ADR is voor beide kanten vrijwillig en doet geen afbreuk aan je recht om naar de rechter te stappen.

18. Algemeen

• Wijzigingen in deze voorwaarden. Wij kunnen dit document bijwerken. Elke versie draagt de ingangsdatum die boven aan de pagina staat. Voeren wij een wijziging door die jou raakt, dan laten wij dat in de chat weten, en als je trackchat na dat bericht blijft gebruiken, accepteer je daarmee de bijgewerkte versie; voor correcties die niets aan je rechten of verplichtingen veranderen, volstaat de bijgewerkte ingangsdatum op deze pagina. Wil je een wijziging niet accepteren, stop dan met de dienst en verwijder desgewenst je account. Waar de wet voor een bepaalde wijziging je uitdrukkelijke instemming vraagt, vragen wij daar in de chat om in plaats van af te gaan op je verdere gebruik.
• De hele overeenkomst. Dit document, samen met alles wat wij je in de chat vertellen over een prijs of een tegoed, vormt de volledige overeenkomst tussen ons over trackchat, en vervangt alles wat eerder is gezegd.
• Als een deel ervan sneuvelt. Wordt een bepaling ongeldig of onafdwingbaar verklaard, dan blijft de rest van kracht en wordt het ongeldige deel geacht te zijn vervangen door de dichtstbijzijnde geldige bepaling.
• Geen afstand van recht. Handhaven wij iets niet meteen, dan verliezen wij niet het recht het later wel te handhaven.
• Overdracht. Je mag je account of je rechten onder deze voorwaarden niet overdragen. Wij mogen de onze overdragen aan een rechtsopvolger als ons bedrijf wordt gereorganiseerd of overgenomen, mits jouw rechten niet worden verminderd; wij laten het je in de chat weten als dat gebeurt.
• Kennisgevingen. Wij bereiken je normaal gesproken in de chat; jij bereikt ons op info@trackchat.fit.
• Omstandigheden buiten onze macht. Wij zijn niet verantwoordelijk voor het niet nakomen van verplichtingen door iets buiten onze redelijke macht, zolang dat duurt.
• Taal. De Engelse versie van dit document is de bindende. Elke vertaling wordt voor het gemak geleverd, en bij een discrepantie prevaleert de Engelse tekst.

Deel B — Privacyverklaring

Dit deel legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, op welke rechtsgrond, wie ze verder te zien krijgt, hoe lang wij ze bewaren, en wat je van ons kunt verlangen. Het is geschreven om te voldoen aan de artikelen 13 en 14 van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van de EU.

19. Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke is COGEN s.r.o., Južná trieda 1559/20, 040 01 Košice-Juh, Slowakije, IČO 53 187 709, bereikbaar op info@trackchat.fit. Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat wij daartoe niet verplicht zijn; het bovenstaande adres bereikt de mensen die hierover beslissen.

20. Wat wij verzamelen

• Een accountidentificator van het berichtenplatform — bijvoorbeeld je Telegram-gebruikers-ID. Het record wordt aangemaakt de eerste keer dat je de bot een bericht stuurt, voordat je dit document accepteert, zodat het setupgesprek überhaupt kan plaatsvinden. Wij slaan bewust je naam of gebruikersnaam niet op.
• Je berichten en onze antwoorden. Wij bewaren een verslag van elke verwerkte uitwisseling: wat je stuurde, wat wij antwoordden, wat het systeem daaruit begreep, en technische details van de beurt. Dat is wat correcties, samenvattingen, ondersteuning en debuggen mogelijk maakt. Daaronder valt de setupdialoog vóór acceptatie — welke vraag wij stelden en wat jij antwoordde — apart bewaard van je latere gesprekken en gewist met je account.
• De fitnessgegevens die je noteert — eten en drinken, trainingen en activiteiten, lichaamsgewicht, lichaamsmaten, stappen, slaap en water, met hun datums en tijden, plus de persoonlijke records en reeksen die daaruit worden afgeleid.
• Foto's die je stuurt — van maaltijden, van voedingsetiketten, en voortgangsfoto's van je lichaam als je die wilt sturen, samen met de datum en de pose die wij afleiden. Foto's worden privé opgeslagen in versleutelde opslag in de EU, en wij verwijderen locatie- en andere ingebedde metagegevens (EXIF/GPS) bij ontvangst, zodat een foto niet prijsgeeft waar hij is genomen.
• Profielgegevens die je opgeeft zodat berekeningen persoonlijk kunnen zijn: geslacht, lengte, leeftijd of geboortejaar, activiteitsniveau, dieetfase, je dagdoelen, je eenhedenstelsel, datumnotatie en taal.
• Een tijdzone, uit een eenmalige setupstap, opgeslagen als regionaam (bijvoorbeeld Europe/Amsterdam) zodat je dagen kloppen. Dit is niet je locatie en wordt niet gebruikt om bij te houden waar je bent.
• Abonnementsstatus — je niveau, plan, status, verlengdatum, en de identificatoren die je account koppelen aan je abonnement bij onze betaalverwerker. Niet je kaart, adres of factuur-e-mailadres.
• Een verwijzingscode, als je er een hebt getypt — de code van de maker, die de maker identificeert, niet jou.
• Gebruikstellers die nodig zijn om de meters en limieten te draaien: berichten vandaag, AI-berichten en fotoscans deze maand, dashboardladingen vandaag.
• Technische logs die de infrastructuur produceert tijdens het afhandelen van je verzoeken, kort bewaard voor beheer en beveiliging.

Wij verzamelen niet je naam, telefoonnummer, e-mailadres (tenzij je ons schrijft), postadres, betaalkaartgegevens of precieze locatie. Wij gebruiken geen enkele vorm van reclame- of cross-sitetrackingtechnologie.

21. Waarom wij het verwerken, en op welke rechtsgrond

• Om de dienst te leveren waar je om vroeg — je notities vastleggen, antwoorden, samenvattingen, grafieken en voortgang genereren. Rechtsgrond: uitvoering van een overeenkomst met jou, artikel 6, lid 1, onder b), AVG.
• Gezondheidsgerelateerde gegevens. Lichaamsgewicht, lichaamsmaten, voortgangsfoto's van je lichaam en alles wat je zelf over je gezondheid typt zijn bijzondere categorieën van gegevens. Wij verwerken die uitsluitend op grond van je uitdrukkelijke toestemming, artikel 9, lid 2, onder a), AVG, die je geeft door dit document te accepteren, en die je op elk moment kunt intrekken (zie je rechten). Omdat dit de kern is van wat trackchat doet, betekent het intrekken van je toestemming dat wij de dienst niet langer kunnen leveren.
• Om betaling te innen, je te factureren en aan belastingverplichtingen te voldoen. Rechtsgronden: overeenkomst, artikel 6, lid 1, onder b), en wettelijke verplichting, artikel 6, lid 1, onder c).
• Om de dienst veilig, werkend en betaalbaar te houden — limieten en meters handhaven, misbruik en fraude voorkomen, het antimisbruikkenmerk hieronder bewaren, storingen bewaken en fouten oplossen met behulp van bewaarde uitwisselingen. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1, onder f), bij het draaien van een dienst die niet wordt uitgehold of uitgebuit. Wij hebben dit afgewogen tegen jouw belangen; je kunt op elk moment bezwaar maken (zie je rechten).
• Om trackchat te verbeteren — in geaggregeerde vorm begrijpen welke functies worden gebruikt en waar het systeem het mis heeft. Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang, artikel 6, lid 1, onder f). De statistieken die wij hiervoor bewaren zijn geaggregeerde tellers die geen berichttekst bevatten en niet aan jou zijn gekoppeld.
• Om met je te communiceren over de dienst — bevestigingen van facturering, wijzigingen in deze voorwaarden, en antwoorden als je ons schrijft. Rechtsgronden: overeenkomst en gerechtvaardigd belang.

Wij nemen over jou geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen.

22. De AI-aanbieders, en wat de EU verlaat

Om je berichten en foto's te begrijpen sturen wij de inhoud ervan naar AI-aanbieders die die namens ons als verwerkers verwerken en een resultaat teruggeven. Hun is opgedragen die alleen te gebruiken om ons verzoek te beantwoorden, en niet voor eigen doeleinden. Dit is het deel van de dienst waarbij doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, dus zetten wij het duidelijk uiteen:

• Google (Gemini) — het primaire model voor zowel berichttekst als foto's. De inhoud van je bericht, de recente gesprekscontext die nodig is om die te duiden, en foto's die je stuurt, inclusief voortgangsfoto's van je lichaam (om de pose te bepalen), worden verwerkt door Google, dat ze buiten de EER, waaronder in de Verenigde Staten, mag verwerken.
• OpenAI — het reservemodel voor beide, alleen gebruikt wanneer Google niet beschikbaar is, dat dezelfde inhoud verwerkt, in de Verenigde Staten.

Dat zijn de enige twee AI-aanbieders die wij gebruiken, en het zijn allebei Amerikaanse bedrijven: geen deel van je gesprek wordt verwerkt in een land dat de Europese Commissie niet voor doorgifte heeft goedgekeurd. Doorgiften naar de Verenigde Staten vallen onder het adequaatheidsbesluit van de Commissie van 10 juli 2023 voor organisaties die gecertificeerd zijn onder het EU-VS-Dataprivacyraamwerk, en beide aanbieders zijn daaronder gecertificeerd. De gegevensverwerkingsvoorwaarden van elke aanbieder bevatten daarnaast de modelcontractbepalingen van de Commissie, zodat een tweede rechtsgrond op eigen benen staat mocht dat besluit ooit worden ingetrokken. Los van de rechtsgrond houden wij wat wij versturen tot een minimum beperkt: de inhoud van een bericht of foto en nooit je naam, e-mailadres, telefoonnummer, betaalgegevens of precieze locatie, en de identificator die aan je gegevens hangt is een platformgebruikers-ID en geen identiteit.

Er wordt niets naar een AI-aanbieder gestuurd om te trainen. Wij gebruiken beide aanbieders op betaalde API-voorwaarden, waaronder klantinhoud niet wordt gebruikt om hun modellen te trainen. Wij staan hun niet toe je inhoud te gebruiken om hun modellen te trainen of te verbeteren, en wij doen dat zelf evenmin.

Wil je liever dat je voortgangsfoto's nooit door een AI-aanbieder worden verwerkt, stuur ze dan niet: al het andere in trackchat werkt ook zonder.

23. Wie je gegevens verder ontvangt

Wij verkopen je gegevens niet, en wij delen ze niet voor de marketing van anderen. Naast de AI-aanbieders hierboven zijn de ontvangers:

• Amazon Web Services (AWS) — hosting, databases en fotoopslag, in de EU (Frankfurt, eu-central-1). Een verwerker die op onze instructies handelt.
• Het berichtenplatform waarin je chat (op dit moment Telegram) — het vervoert je berichten van en naar trackchat onder zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke voor de berichtenlaag. Wat je erdoorheen stuurt, valt ook onder zijn beleid, naast het onze.
• Polar Software Inc. — betalingen, facturering en belasting, als Merchant of Record. Het verzamelt je betaalgegevens, factuurland en afreken-e-mailadres rechtstreeks bij jou, als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke, onder zijn eigen privacyverklaring. Wij ontvangen alleen de abonnementsfeiten die hierboven staan.
• Professionele adviseurs en overheidsinstanties waar wij wettelijk verplicht zijn iets bekend te maken, of een rechtsvordering moeten instellen of verdedigen.
• Een rechtsopvolger, als ons bedrijf wordt gereorganiseerd, gefuseerd of overgenomen — in welk geval je gegevens met de dienst meegaan, op dezelfde voorwaarden, en wij het je in de chat laten weten.

24. Hoe lang wij het bewaren

• Zolang je trackchat gebruikt, bewaren wij je gegevens zodat je geschiedenis en voortgang voor je beschikbaar blijven.
• Verwijder je je account, dan wissen wij die onmiddellijk en volledig uit onze live systemen — elke notitie over alle soorten registratie heen, je voortgangsfoto's, je profiel, je bewaarde uitwisselingen en je dashboardsessies. Er is geen zachte verwijdering, geen respijtperiode en geen herstel. Twee dingen overleven dat, beide hieronder beschreven: het antimisbruikkenmerk, en versleutelde back-ups, die binnen 35 dagen verlopen.
• Eén klein kenmerk overleeft een verwijdering bewust, zodat verwijderen en opnieuw registreren de gratis tegoeden of de misbruiklimieten niet kan resetten. Het bevat een eenrichtingshash van je platformidentificator, de datum en de aard van de afsluiting, de overgedragen tellers, en — als je er een gaf — de vrije tekst met de reden die je bij vertrek typte. Het bevat geen logs, geen profiel en geen inhoud, en wij kunnen de hash niet terugrekenen naar een identificator; maar dezelfde platformidentificator zou hetzelfde kenmerk opnieuw opleveren, en dat is precies wat het laat werken. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang bij het voorkomen van misbruik van een gratis tegoed. Geef je liever geen reden voor je vertrek, zeg dat dan — de stap is optioneel en overslaan blokkeert de verwijdering niet.
• Slapende accounts worden na 2 jaar zonder activiteit automatisch verwijderd.
• Technische logs worden 14 dagen bewaard.
• Versleutelde point-in-time-back-ups van de databases bestaan voor operationeel herstel, en verwijderde records kunnen daarin tot 35 dagen blijven staan voordat zij verlopen. Zij zijn niet leesbaar voor de dienst en worden nooit gebruikt om na een verwijdering een individueel account terug te zetten.
• Facturatiegegevens worden door onze betaalverwerker bewaard zolang de belasting- en boekhoudwetgeving dat vereist (doorgaans 10 jaar in de EU); die bewaring is die van Polar, onder zijn eigen beleid.

25. Beveiliging

Je gegevens zijn versleuteld tijdens verzending en in rust. Foto's staan in een privé, versleutelde opslag zonder openbaar adres: het dashboard toont ze via kortlevende ondertekende links die binnen een uur verlopen, en er is geen permanente openbare URL voor een afbeelding. De toegang tot productiesystemen is beperkt en volgt het principe van minimale rechten, en de sessiecookie van het dashboard wordt uitgegeven als `HttpOnly`, `Secure` en `SameSite=Lax`.

Geen enkel systeem is perfect beveiligd. Als een inbreuk ooit je persoonsgegevens raakt en waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert, laten wij het jou en de toezichthoudende autoriteit weten, zoals de AVG vereist.

26. Cookies

Wij gebruiken het minimum dat een werkende site nodig heeft, en niets ervan is voor reclame of analytics:

• Een sessiecookie voor het dashboard, alleen gezet wanneer je een aanmeldlink uit de chat opent. Hij houdt je maximaal een jaar aangemeld op dat apparaat en is strikt noodzakelijk om het dashboard überhaupt te laten werken.
• Een cookie voor je taalvoorkeur op de website trackchat.fit, alleen gezet wanneer je een taal kiest, zodat de site die onthoudt.

Er zijn geen cookies van derden, geen reclame-identificatoren en geen cross-sitetracking. Omdat beide cookies strikt noodzakelijk zijn of op je eigen verzoek worden gezet, is er voor hen geen toestemmingsbanner nodig.

27. Je rechten

Onder de AVG heb je het recht om:

• inzage te krijgen in de persoonsgegevens die wij over je bewaren, en daar een kopie van te ontvangen;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• je gegevens te laten wissen;
• verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
• je gegevens te ontvangen in een overdraagbaar, machineleesbaar formaat;
• je toestemming in te trekken voor de verwerking van gezondheidsgerelateerde gegevens, op elk moment, wat geen invloed heeft op verwerking die al heeft plaatsgevonden;
• niet te worden onderworpen aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen of vergelijkbaar aanzienlijke gevolgen (wij nemen die niet).

Twee daarvan kun je zelf uitoefenen, in de chat, op elk moment en op elk niveau: vraag om je gegevens te downloaden en trackchat stuurt je een volledige machineleesbare export, met ondertekende links voor je foto's; vraag om je account te verwijderen en, na een bevestigingsstap, gaat alles weg. Voor al het andere — correctie, beperking, bezwaar, of een vraag over deze verklaring — schrijf je naar info@trackchat.fit. Wij antwoorden binnen een maand, en laten je weten als een verzoek langer duurt of als wij moeten controleren of het verzoek echt van jou komt. Herhaalde exports zijn aan een limiet gebonden, zoals de AVG toestaat bij kennelijk buitensporige verzoeken.

Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit — de Slowaakse is de Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky (dataprotection.gov.sk) — of bij de autoriteit in het EU-land waar je woont of werkt.

28. Kinderen

trackchat is niet voor mensen onder de 16. Wij verzamelen niet bewust gegevens van iemand onder die leeftijd. Denk je dat een kind trackchat gebruikt, schrijf dan naar info@trackchat.fit en wij verwijderen het account en de gegevens ervan.

29. Wijzigingen in deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring bijwerken naarmate de dienst verandert — bijvoorbeeld als wij van AI-aanbieder wisselen. De ingangsdatum boven aan deze pagina identificeert altijd de huidige versie, en wij laten het in de chat weten wanneer een wijziging jou raakt. Waar een wijziging je toestemming nodig heeft, vragen wij die voordat de wijziging ingaat.